南寧職場問答

面試的時(shí)候在南寧被問對(duì)秘書的工作怎么理解

13*******12
2023-06-27
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13*******58 2023-06-28

1、夾在一把手和副職之間。我們這里還好，不存在個(gè)別副職過分強(qiáng)勢的問題，在向各位副職傳達(dá)一把手安排時(shí)，注意說法方式就行。

2、夾在一把手和主任之間。一把手、主任和秘書之間的關(guān)系很微妙，一把手問的一些話、做的一些事情，對(duì)秘書說了，但不想主任知道。但主任為了解、圍好一把手，只有知曉了這些一把手不想讓別人知道的事情，才能更好的了解一把手的所思所想以及關(guān)注重點(diǎn)等等，所以，唯一的突破口就是秘書。另外一些事情，比如涉及提拔時(shí)辦公室的人事調(diào)動(dòng)等，一把手只會(huì)和主任商量，避免秘書知道而不致節(jié)外生枝，不會(huì)讓秘書知道。主任給一把手匯報(bào)工作，沒必要不經(jīng)過秘書。秘書給一把手匯報(bào)工作，必須知會(huì)主任一聲，如果事前不匯報(bào)事后主任知道了對(duì)秘書必然有看法。遇到控制權(quán)強(qiáng)烈的主任，今天領(lǐng)導(dǎo)說了那些話、見了那些人等等什么事都要管、干涉，秘書每每感覺自己是個(gè)多余的，不如讓主任直接坐到一把手辦公室外間更方便工作。所以，三者之間的關(guān)系就是一把手一個(gè)點(diǎn)，主任、秘書兩條線，這兩條線由于一把手而時(shí)松時(shí)緊，看權(quán)力博弈了，明顯秘書處在最弱位置。
13*******92 2023-06-27

做流程。把上述過程做成標(biāo)準(zhǔn)化的“會(huì)議”流程，讓任何一個(gè)秘書都可以根據(jù)這個(gè)流程，把會(huì)議服務(wù)的結(jié)果做到九段，形成不依賴于任何人的會(huì)議服務(wù)模式。

然后，我會(huì)問面試官：“貴公司招聘的秘書在哪個(gè)段位上？”

最后，再根據(jù)秘書段位和招聘公司的背景，結(jié)合公司對(duì)招聘的秘書崗位需求，分析給面試官聽對(duì)秘書工作的理解。

其實(shí)，弄清別人的需要，我們的價(jià)值就出來了。
13*******84 2023-06-27

首先，我會(huì)告訴面試官，關(guān)于秘書工作流傳很廣的“九段”雞湯文：

一段秘書：發(fā)通知，用電子郵件或在白板發(fā)個(gè)會(huì)議通知，然后準(zhǔn)備相關(guān)會(huì)議用品，并參加會(huì)議。

二段秘書：抓落實(shí)。發(fā)了通知后，再打電話或微信給參會(huì)的人確認(rèn)，確保每個(gè)人被及時(shí)通知到。

三段秘書：重檢查。通知到每個(gè)人后，第二天在會(huì)前一小時(shí)鐘提醒與會(huì)者參會(huì)，確定有沒有變動(dòng)，對(duì)臨時(shí)有急事不能參加會(huì)議的人，立即匯報(bào)給總經(jīng)理，保證組織人在會(huì)前知悉缺席情況，也給總經(jīng)理確定缺席的人是否必須參加會(huì)議留下時(shí)間。

四段秘書：勤準(zhǔn)備。做完以上幾步后，還去測試可能用到的投影、電腦等工具是否工作正常，并在會(huì)議室門上貼上小條：此會(huì)議室明天幾點(diǎn)到幾點(diǎn)有會(huì)議。

五段秘書：細(xì)準(zhǔn)備。同上幾步后，還要了解這個(gè)會(huì)議的性質(zhì)是什么？組織者的議題是什么？然后給與會(huì)者發(fā)過去相關(guān)資料，供大家參考。